Dokumentenverarbeitung und OCR
Erfasst Ihr Team Daten aus Rechnungen, Bestellungen oder Formularen von Hand, während sich weitere Dokumente stapeln? Wir lesen die Daten aus, prüfen die Felder und übergeben die Ergebnisse an Ihr ERP, WMS oder CRM. Mitarbeitende können die Daten kontrollieren. Vereinbarte Ausnahmefälle werden zur manuellen Bearbeitung gekennzeichnet.
Dokumentenverarbeitung besprechenVom Dokument zu Daten im System
Daten aus PDF, Scan oder Foto füllen die Felder für den nächsten Arbeitsschritt. Ihr Team kann sie neben dem Dokument prüfen und vor dem Speichern korrigieren. Im Pilotprojekt vergleichen wir den gesamten Bearbeitungsaufwand mit der manuellen Erfassung, einschließlich Kontrolle und Korrekturen.
Was Sie erhalten
- Eine Liste unterstützter Dokumente, Felder und Prüfregeln
- Auslesen und Klassifizieren von Dokumenten mit Anbindung an ERP, WMS oder CRM
- Eine Prüfansicht mit Daten neben dem Dokument und einer Liste der Ausnahmefälle
- Ein Bericht über Genauigkeit, Kosten und Bearbeitungszeit einschließlich manueller Arbeit
In welchen Situationen wir helfen
Aufträge und Lieferdokumente
Produkte, Mengen, Auftragsnummern und Geschäftspartner auslesen. Positionen dem Artikelstamm zuordnen und Daten für ERP oder WMS vorbereiten.
Rechnungen und Abrechnungen
Vereinbarte Felder extrahieren, Summen prüfen und Duplikate erkennen. Abweichungen werden vor der Speicherung im Zielsystem zur Kontrolle vorgelegt.
Formulare und Korrespondenz
Dokumente klassifizieren, Felder lesen und einem Vorgang zuordnen. Anhänge können Daten für CRM oder Support liefern.
So starten wir die Zusammenarbeit
Sie können die erste Projektphase separat beauftragen. Die Leistungen und Kosten stehen vor Beginn fest. Anhand der Ergebnisse entscheiden Sie über die nächsten Schritte. Eine vorhandene Analyse oder Spezifikation beziehen wir in die Planung ein.
Dokumente, Datenfelder und Schnittstellen festlegen
Sie erhalten eine Liste der Dokumenttypen und Datenfelder, Prüfregeln und eine Beschreibung der Datenübergabe. Wir klären, welche Beispieldokumente und Messgrößen nötig sind. Auf dieser Grundlage kalkulieren wir das Pilotprojekt.
Vergleich mit manueller Bearbeitung
Der Testbericht zeigt, wie genau die Felder ausgelesen werden, was die Verarbeitung pro Dokument kostet und wie viel Aufwand für Kontrolle und Korrekturen bleibt. Wir testen auch schlecht lesbare Dokumente. So können Sie die Zeitersparnis bewerten, bevor Sie die Lösung erweitern.
Vom Dokument bis zum gespeicherten Datensatz
Dokumente werden ausgelesen, Daten geprüft und freigegebene Ergebnisse ins System übertragen. Ihr Team sieht den Bearbeitungsstatus und eine Liste der Ausnahmefälle. Sie erhalten Prüfregeln und Tests für neue Formate.
Auszug aus einem beispielhaften KI-Pilotbericht ansehen
Demonstrationsbeispiel: ein kurzer Auszug zu einer fiktiven Situation. Er zeigt, wie Ergebnisse dargestellt werden können, und stammt nicht aus einem Kundenprojekt. Den Umfang der Unterlagen vereinbaren wir vor Arbeitsbeginn.
Kann KI Daten aus Dokumenten vorbereiten?
Das Team überträgt Daten aus Lieferdokumenten in ein System. Im Versuch bereitet KI diese Daten vor, die ein Mitarbeiter vor dem Speichern prüft.
- Beispielergebnis
- Lesbares Dokument: Daten zur Prüfung vorbereitet. Unlesbare Positionsnummer: Dokument zur manuellen Bearbeitung weitergeleitet. Fehlende Auftragsnummer: Ergänzung durch einen Mitarbeiter erforderlich.
- Einsatzgrenzen
- In diesem Szenario schlägt KI Daten vor, ein Mensch bestätigt das Speichern. Unvollständige oder unlesbare Dokumente werden separat zur Bearbeitung vorgemerkt.
- Wirtschaftlichkeit
- Zeit für die manuelle Eingabe mit der Zeit für Prüfung und Korrektur der KI-Vorschläge vergleichen, einschließlich Verarbeitungskosten. Korrekt gelesene Felder allein rechtfertigen noch keine Einführung.
- Empfehlung
- Den Versuch mit menschlicher Freigabe fortsetzen. Über einen breiteren Einsatz nach Messung der gesamten Aufgabe anhand der vorab vereinbarten Qualitäts- und Kostenkriterien entscheiden.
Häufige Fragen
Wir können unterschiedliche Layouts verarbeiten. Im Pilotprojekt prüfen wir Beispiele verschiedener Absender und ermitteln, welche Formate eine gesonderte Behandlung brauchen.
Welche Dokumente erfasst Ihr Team noch von Hand?
Nennen Sie die Dokumentarten, die monatliche Menge und das System, das die Daten erhalten soll. Gemeinsam legen wir das erste Pilotprojekt fest.
Wir melden uns mit Rückfragen zu Ihrer Nachricht und schlagen einen Termin vor, um Leistungen und Kosten zu besprechen.
Sie können uns auch direkt schreiben: office@softwarelogic.co